Eventmanagement für exklusive Anlässe und MICE

Wir planen die Veranstaltung, beauftragen die Beteiligten und kontrollieren die Umsetzung. Sie haben einen Ansprechpartner statt zehn Gewerken.

Konkret heißt das: Wir prüfen den Veranstaltungsort, entwickeln das Konzept, rechnen das Budget, konzipieren und versenden die Einladungen, kontrollieren den Rücklauf und organisieren Anreise und Unterkünfte. Für Programm, Catering, Technik und Personal beauftragen wir Partner aus unserem Netzwerk und koordinieren deren Zusammenspiel.

Am Veranstaltungstag übernehmen wir die Akkreditierung am Eingang und behalten den Zeitplan im Blick. Wenn etwas abweicht, wird es dort entschieden und nicht in einer Nachbesprechung. Was wir nicht sind: ein Caterer oder eine Agentur mit eigenem Personalstamm. Wir führen die Beteiligten zusammen und stehen dafür ein, dass das Ergebnis stimmt.

Wir organisieren exklusive private Anlässe, Tagungen und Incentives für Unternehmen sowie Hospitality bei Spring-, Tennis- und Golfturnieren.

Bei privaten Anlässen geht es um Jubiläen, Geburtstage und Hochzeiten in einem Rahmen, in dem Diskretion und ein gepflegtes Speise- und Getränkeangebot vorausgesetzt werden. Im Geschäftsumfeld sind es Konferenzen, Tagungen, Produktpräsentationen und Incentive-Reisen. Hier kommen Akkreditierung, Dolmetscher und straffe Zeitpläne hinzu, dazu die Anreise von Gästen aus mehreren Ländern.

Bei Sportveranstaltungen betreuen wir den Hospitality-Bereich: Bewirtung im VIP-Zelt oder in der Loge, Shuttle vom Hotel zum Turniergelände und die Abstimmung mit dem Veranstalter vor Ort. Was alle drei verbindet, ist der feste Termin. Deshalb beginnt jede Planung mit dem Ablauf des Tages und nicht mit der Dekoration.

Zuerst hören wir zu. Danach sagen wir Ihnen, was in Ihrem Rahmen durchführbar ist, prüfen den Ort und legen Konzept, Zeitplan und Budget fest.

Im ersten Gespräch geht es um Anlass, Gästezahl, Termin und Vorstellungen. Aus der Erfahrung mit vielen Veranstaltungen können wir früh sagen, was funktioniert und was erfahrungsgemäß nicht ankommt. Danach folgt die Ortsprüfung. Passt der Veranstaltungsort zu Art und Umfang, und welche Veränderungen wären nötig?

Diese Antwort entscheidet über alles Weitere. Es folgen Konzept, Ablaufplan und Budget, danach die Beauftragung der Partner. Etwa vier Wochen vor dem Termin steht der Ablauf fest, die Gästezahl ist bestätigt und die Sicherheitsauflagen sind geklärt. Am Veranstaltungstag sind wir vor Ort und führen den Ablauf. Danach besprechen wir mit Ihnen, was gut lief.

Die Umsetzung übernehmen Partner aus einem über Jahrzehnte gewachsenen Netzwerk. Wir beauftragen sie, briefen sie und kontrollieren das Ergebnis.

Das betrifft Catering, Technik, Bühne, Dekoration, Servicepersonal, Moderation, Künstler, Shuttle und Sicherheitsdienst. Jedes Gewerk wird für Ihren Anlass ausgewählt, nicht aus einer festen Liste heraus. Der Vorteil liegt in der Passung. Ein Caterer, der ein Bankett für dreihundert Personen beherrscht, ist nicht automatisch die richtige Wahl für ein Abendessen mit zwanzig Gästen.

Weil wir nicht selbst liefern, können wir frei auswählen. Für Sie bleibt es bei einem Ansprechpartner. Sie verhandeln nicht mit acht Anbietern und klären keine Schnittstellen zwischen ihnen. Genau dort entstehen die meisten Fehler an einem Veranstaltungstag.

Sicherheit ist Teil der Planung, nicht ein Punkt am Ende. Wir klären Fluchtwege, Kabelführung, Brandschutz, Sanitätsdienst und die erforderlichen Genehmigungen.

Vieles davon wird unterschätzt. Kabel müssen so verlegt sein, dass niemand darüber stolpert. Der Veranstaltungsort muss sich im Notfall zügig verlassen lassen, auch bei voller Belegung und im Dunkeln.

Wo es vorgeschrieben ist, kümmern wir uns um das Brandschutzkonzept, um einen Sicherheits- oder Sanitätsdienst und um Abnahmen und Genehmigungen, etwa bei Sondernutzung öffentlicher Flächen oder bei einer Nutzungsänderung von Räumen. Was in Ihrem Fall nötig ist, hängt von Ort, Gästezahl und Art der Veranstaltung ab. Wir klären das früh, weil Genehmigungen Vorlaufzeit brauchen und weil Auflagen das Konzept verändern können.

Ja. Wir organisieren Anreise, Transfers und Unterkünfte und buchen Dolmetscher, damit Gäste aus mehreren Ländern demselben Programm folgen können.

Bei Tagungen und Incentives reisen Teilnehmer oft aus verschiedenen Ländern an, mit unterschiedlichen Ankunftszeiten und Flughäfen. Wir bündeln diese Wege, organisieren Abhol- und Bringservice und stimmen die Unterkünfte auf den Zeitplan ab, damit niemand eine Stunde in der Lobby wartet.Für den Ablauf buchen wir Dolmetscher, in der Kabine oder flüsternd am Tisch, je nach Format. Einladungen und Akkreditierung führen wir in den benötigten Sprachen.

Auch die Verpflegung gehört dazu. Speise- und Getränkeangebot stimmen wir so ab, dass religiöse und diätetische Anforderungen abgedeckt sind, ohne dass daraus eine Sonderbehandlung wird. Was wir dafür früh benötigen, ist die Teilnehmerliste mit den Herkunftsländern. Vieles hängt an dieser einen Information.

Ja. Auch mit wenigen Wochen Vorlauf lässt sich eine Veranstaltung planen, sofern Ort und Gewerke verfügbar sind. Wir sagen Ihnen offen, was dann noch geht.

Kurzfristig heißt vor allem: weniger Auswahl. Beliebte Veranstaltungsorte, gute Caterer und bekannte Moderatoren sind früh gebunden, an Wochenenden im Sommer und im Dezember besonders. Entscheidend ist deshalb die Reihenfolge. Wir prüfen zuerst, was überhaupt verfügbar ist, und bauen das Konzept darum.

Umgekehrt entsteht ein Plan, den niemand liefern kann. Genehmigungen sind die harte Grenze. Wo Abnahmen oder behördliche Zustimmungen nötig sind, gibt es Vorlaufzeiten, die sich nicht verkürzen lassen. Wenn ein Termin dadurch nicht zu halten ist, sagen wir das, statt es zu versuchen.