Buchhaltung Gastronomie – So einfach kann es sein!

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Wer in Deutschland ein Unternehmen betreibt, kommt um eine ordentliche Buchhaltung nicht herum. Diese ist auf der einen Seite notwendig, weil sie gesetzlich vorgeschrieben ist. Aber noch viel wichtiger ist, dass man mit sauber geführten Büchern sein Gewerbe sinnvoll steuern kann. Nur wer weiß, wie der aktuelle Stand der Dinge ist, kann gewissenhaft geschäftliche Entscheidungen für die Zukunft seines Betriebs fällen.

Buchhaltung Gastronomie – Was ist das Besondere daran?

Die Buchhaltung Gastronomie unterscheidet sich im Allgemeinen nicht von anderen Betrieben. Allerdings sind Betriebe aus dem Gastgewerbe und auch der Hotellerie oft im Verdacht, Mitarbeiter zu beschäftigen, für die keine Abgaben gezahlt werden („Schwarzarbeit“). Deshalb gilt es hier für den Unternehmer besonderes Augenmerk auf eine möglichst sauber geführte Buchhaltung zu legen.

Zudem müssen alle Speisen erfasst werden. Gerade das ist für kleinere Betriebe (Imbiss) eine Herausforderung. Wer dabei aber nicht auf eine saubere Buchführung und Kassenführung achtet, der muss mit Komplikationen mit dem Finanzamt rechnen.

Aber auch neben den gesetzlichen Vorgaben und der Pflicht ist die Buchführung eine Chance. Sie müssen die Zahlen sowieso erfassen, warum sollten Sie sie nicht zur Steuerung Ihres Betriebs nutzen?

Möglichkeiten ergeben sich viele. Eine ist die Analyse Ihrer Ausgaben. Häufen sich die Kosten in bestimmten Bereichen? Dann könnte es sich lohnen, diese einer Bewertung zu unterziehen und gegebenenfalls Alternativen auszuwählen, welche den gleichen Nutzen bei geringeren Kosten nach sich ziehen. Dies können Versicherungen, Leasingverträge oder eingekaufte Nahrungsmittel sein.

Nutzen Sie die Vorteile

Auch bei den Einnahmen bietet die Buchhaltung Gastronomie interessante Einblicke und Optimierungspotential. Speisen, die kaum geordert werden, können aus dem Programm genommen werden, da deren Einnahmen kaum die Lagerungskosten amortisieren. Auf der anderen Seite können Speisen, die besonders beliebt sind, gesondert beworben und deren Absatz gesteigert werden. Dies kann sich dann doppelt lohnen, etwa durch geringe Großabnehmerpreise beim Einkauf der Zutaten.

Eine weitere Idee könnte die Analyse der Speisen und deren Häufigkeit innerhalb bestimmter Zeiträume sein. Eine abgeleitete Maßnahme wäre dann die Identifizierung spezieller Zeitkorridore, währenddessen bestimmte Speisen bereits vorbereitet werden können, da ein hoher Absatz erwartet wird.

Die Buchhaltung in der Gastronomie ist nicht immer ein trockenes Betätigungsfeld, welches alleine aufgrund gesetzlicher Notwendigkeiten umgesetzt werden muss. Wer einen guten Berater zur Hand hat, kann aus den vorhandenen Informationen wahre Schätze heben und so für die Zukunft ein enormes Potential freisetzen.

Welche Art der Buchführung muss angewendet werden

In Deutschland sind grundsätzlich zwei Arten der Buchhaltung Gastronomie üblich und gesetzlich akzeptiert. Ihre Anwendung ist von verschiedenen Faktoren abhängig, vor allem Umsatz, Gewinn und Rechtsform des Betriebes.

Doppelte Buchführung (Doppik)

Bei dieser Art der Buchführung handelt es sich um die übersichtlichste und gründlichste. Deshalb ist sie laut Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung vorgeschrieben für bestimmte Rechtsformen:

  • AG – Aktiengesellschaft
  • GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung
  • KG – Kommanditgesellschaft
  • oHG – Offene Handelsgesellschaft

Auch Einzelunternehmer sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, sofern sich der Jahresumsatz und der Jahresgewinn über der gesetzlich festgelegten Grenze befinden.

Die Grundidee hinter der doppelten Buchführung besteht darin, die Inhalte sowohl chronologisch als auch sachlich getrennt in verschiedenen Büchern zu verbuchen (Sollkonto und Habenkonto).

Der Aufwand ist im Vergleich zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung größer. Aber auch wenn man nicht gesetzlich zu dieser Art der Buchführung verpflichtet ist, kann sie sinnvoll sein.

Ein detaillierter Blick auf das eigene Restaurant hilft nicht nur dem Geschäftsführer bei der Steuerung seines Unternehmens, sondern auch bei der Beantragung von Krediten honorieren Banken eine saubere Übersicht über das Unternehmen.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Diese Art der Buchführung in der Gastronomie ist interessant für Kleinunternehmer, die unter den gesetzlich bestimmten Jahresumsätzen und Jahresgewinnen liegen. Dabei genügt dem Finanzamt die chronologische Auflistung der getätigten Einnahmen und Ausgaben. Der Gewinn besteht aus der Aufrechnung aller Posten gegeneinander.

Was gibt es bei der Buchhaltung Gastronomie zu beachten?

Die Gastronomie-Buchhaltung hat ein paar Besonderheiten, die Sie beachten sollten. Viele Dinge sind aber mit der ansonsten üblichen Buchhaltung für Unternehmen identisch.

Aufgrund der Nachweispflicht sollte besonders Wert auf die sorgfältige Aufbewahrung der Belege gelegt werden. Gerade im Gastronomiebereich werden viele kleine Transaktionen getätigt. Die Vielzahl der Belege muss über Jahre hinweg aufbewahrt werden. Im Falle einer Buchprüfung sind diese vorzulegen.

Die Buchhaltung Gastronomie unterliegt vielen Veränderungen, die vor allem gesetzlich bedingt sind. Es sind Dinge, die nicht jedem bekannt sind. Als Beispiel sei die Umsatzsteuer genannt. Bei Speisen, welche der Kunde aus dem Restaurant mitnimmt, wird dieser angewendet. Werden die Speisen allerdings im Restaurant verzehrt, dann gilt der allgemeine Steuersatz. Dies muss vor allem auf der Rechnung korrekt ausgewiesen werden.

Regelungen wie diese führen dazu, dass das Steuerrecht nicht nur in der Gastronomie ein komplexes Feld bleibt.

Wie können Sie bei der Buchhaltung Geld sparen

Grundsätzlich besteht hohes Einsparpotential durch Digitalisierung, die besonders in Restaurants sinnvoll umgesetzt werden kann. Begleicht der Kunde seine Rechnung, können die Zahlungen mittels elektronischen Geräts direkt am Tisch des Kunden erfasst werden. Die Rechnung kann elektronisch an den Zentralcomputer übermittelt werden. Diese wird direkt am Tisch ausgedruckt und dem Kunden übergeben. Ist der Vorgang komplett digital, also mit Bezahlung über EC-Karte oder Kreditkarte, dann entfällt der Umweg über Bargeld (Kasse) und der Vorgang kann komplett in elektronischer Form erledigt werden.

Grundsätzlich ist der Einsatz von Software nicht nur bei der Prozessoptimierung sinnvoll, sondern für Ihre Buchhaltung Gastronomie im Allgemeinen. Eine gute Software unterstützt Sie beim täglichen Geschäft:

  • Einfache Buchung von Belegen
  • Kassenführung
  • Erstellung von Rechnungen
  • Unterstützung der Prozesse in Ihrem Betrieb

Besonders angenehm ist der Gebrauch von mächtiger Software, wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt. Auf Knopfdruck bekommen Sie eine Übersicht über Ihre aktuelle buchhalterische Lage, welche Sie dem Prüfer vorlegen können.

Das größte Einsparpotential liegt für viele Unternehmer darin, Leistungen an den Markt auszulagern. Auf der einen Seite würden Besitzer, die Hotels oder Gastronomie Betriebe führen, nie darauf kommen, ihre Einrichtung selbst zu produzieren. Aber gerade Neuunternehmer glauben, alles selbst machen zu müssen. Egal ob Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen, Kassenwesen, Umsatzsteuer, zur ordnungsgemäßen Buchführung wird man schon keinen Steuerberater benötigen.

Aber schon einfache Tätigkeiten auslagern spart kostbare Zeit. Beispielsweise die Verbuchung von Belegen. Wer das einmal selbst gemacht hat, weiß, wie aufwändig es sein kann, Belege den richtigen Konten zuzuordnen. Der Steuerberater kennt sich damit aus und kann in einem Bruchteil der von Ihnen benötigten Zeit die Arbeit erledigen.

Vorsicht bei der Buchhaltung

Dabei ist das Thema Buchhaltung, auch dank der komplexen Gesetzeslage, ein Gebiet mit vielen Fallstricken, aber auch mit viel Einsparungspotential. Deswegen ist die Konsultierung eines Profis, der sich mit den Prozessen und Buchhaltung der Gastronomie auskennt der Hebel mit dem größten Einsparungspotential.

Der Steuerberater kennt sich in dem Thema weit besser aus, als der durchschnittliche Unternehmer. Durch beständige Fortbildungen kennt er die aktuelle Gesetzeslage und kann auch seine Klienten auf zukünftige Änderungen der Steuergesetze vorbereiten.

Egal ob Steuerberater, Prozessberater oder Unternehmensberater: Diese Menschen haben schon das erlebt, was viele als angehender Unternehmer gerade erleben. Viele haben als Gastronom gearbeitet, andere als Buchhalter oder in anderen Bereichen aus der Gastronomie, wie dem Catering. Im Laufe der Zeit haben diese Menschen einen großen Erfahrungsschatz aufgebaut, den sie weiter ausgebaut haben bei ihren beratenden Tätigkeiten.

Nutzen Sie diese Möglichkeit, indem Sie von diesen Erfahrungen profitieren. Es kostet Geld, niemand arbeitet umsonst. Aber das Geld, welches Sie durch die Vermeidung von Fehlentscheidungen im Laufe der Zeit einsparen, macht das mehr als wett. Viele Berater arbeiten mit einem Netzwerk aus anderen Menschen zusammen, sodass Sie auf weitere Informationen zugreifen können, wenn Sie Unterstützung brauchen bei Herausforderungen, die über die Erfahrungen des Beraters hinausgehen.

Lassen Sie sich einfach ein Angebot erstellen und testen Sie die Auslagerung Ihrer Buchhaltung.

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